Приказ от 11.12.2008 г № 74-П
Об утверждении Административного регламента исполнения Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики»
В соответствии с Положением о Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 N 28, Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг в Удмуртской Республике, утвержденным распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 12.05.2008 N 414-р, на основании решения Республиканской комиссии по проведению административной реформы в Удмуртской Республике от 10.12.2008 приказываю:
1.Утвердить и ввести в действие прилагаемый Административный регламент исполнения Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики".
2.Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета Н.Г. Пушкареву.
Председатель Комитета
Н.К.КОРОБЕЙНИКОВА
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ
"ВКЛЮЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В СОСТАВ
АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ"
I.Общие положения
1.1.Наименование государственной функции
Включение архивных документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - государственная функция).
1.2.Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в исполнении государственной функции
Исполнителем государственной функции является Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет).
Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Удмуртской Республики (далее - государственные архивы) и муниципальными архивами в Удмуртской Республике (далее - муниципальные архивы) путем рассмотрения и подготовки к утверждению Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета (далее - ЭПМК) документов, указанных в пунктах 1.4 и 2.5 настоящего Регламента, представленных государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Удмуртской Республики (далее - АФ УР) и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее - источники комплектования).
Государственные архивы участвуют в исполнении государственной функции также в форме привлечения их специалистов к работе в качестве экспертов - членов ЭПМК.
Списки государственных и муниципальных архивов приведены в приложениях 1 и 2 к настоящему Регламенту.
1.3.Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции
Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный номер N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" ("Известия Удмуртской Республики", 19.07.2005, N 102; 28.12.2006, спецвыпуск);
- Закон Удмуртской Республики от 29.12.2005 N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" ("Известия Удмуртской Республики", 24.01.2006, N 9; 28.12.2006, спецвыпуск);
- постановление Правительства Удмуртской Республики от 27.03.2006 N 28 "О Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики" ("Удмуртская правда", 19.04.2006, N 43; Собрание законодательства Удмуртской Республики, 15.05.2007, N 11).
1.4.Описание результатов исполнения государственной функции
Конечными результатами исполнения государственной функции являются:
1.4.1.Решение ЭПМК Комитета о включении конкретных архивных документов в состав АФ УР при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде грифа утверждения документа, расположенного ниже реквизита "Подпись" в правой нижней части последнего листа документа (в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила организации хранения), утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, и формами 32, 33, 34, 35, 36, 37, 42 к указанным Правилам, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273).
1.4.2.Решение ЭПМК Комитета об отказе утверждения описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде Заключения эксперта - члена ЭПМК о качестве документа (приложение 3), в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 2.3.2 настоящего Регламента.
1.5.Описание юридических и физических лиц,
взаимодействующих с Комитетом, государственными
и муниципальными архивами при исполнении
государственной функции
При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, в процессе деятельности которых образуются документы АФ УР и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке.
От имени источника комплектования в соответствии с законодательством Российской Федерации может выступать руководитель организации - источника комплектования либо иные лица, уполномоченные руководителем организации - источника комплектования в установленном законодательством Российской Федерации порядке выступать от имени источника комплектования при взаимодействии с Комитетом, государственными или муниципальными архивами при исполнении государственной функции (далее - представители источника комплектования).
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1.Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции
2.1.1.Место нахождения Комитета и его почтовый адрес: 426011, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Бородина, 21, каб. 301 (приемная).
Электронные адреса: comarch@udmnet.ru, komitet@gasur.izhnet.ru.
Справочные телефоны: (3412)68-23-89, 68-19-08.
Факс: (3412)68-44-97.
График работы Комитета:
| Понедельник - четверг | 08.30 - 17.30 (перерыв с 12.30 до 13.18) |
| Пятница | 08.30 - 16.30 (перерыв с 12.30 до 13.18) |
| Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни | выходные дни |
Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов приводятся в приложении 1 к настоящему Регламенту.
Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы муниципальных архивов приводятся в приложении 2 к настоящему Регламенту.
2.1.2.Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется Комитетом, государственными или муниципальными архивами при личном обращении представителя источника комплектования непосредственно в Комитет, государственные или муниципальные архивы, при обращении по телефону, в письменном виде по почте, по электронным каналам связи.
Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции представитель источника комплектования обращается в Комитет, государственные или муниципальные архивы лично, по телефону, в письменном виде по почте, в письменном виде по электронным каналам связи.
2.1.2.1.Информирование или консультация при личном обращении в Комитет осуществляется сотрудниками Комитета - членами ЭПМК, в государственные архивы - сотрудниками отдела формирования Архивного фонда (ГУ "ЦГА УР"), отдела комплектования (ГУ "ЦДНИ УР"), отдела комплектования и обеспечения сохранности документов (ГУ "ГАСПД УР"), в муниципальные архивы - сотрудниками, ответственными за данное направление деятельности (далее - ответственные сотрудники), на рабочем месте - в соответствии с графиком работы Комитета, государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.1 настоящего Регламента).
Ответственный сотрудник обязан принять представителя источника комплектования в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением при необходимости других сотрудников.
2.1.2.2.Информирование или консультация по телефону осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1 настоящего Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Комитета, государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.1 настоящего Регламента).
Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании Комитета, государственного или муниципального архива. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует представителя источника комплектования по интересующим его вопросам.
Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить представителю источника комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в Комитет, государственный или муниципальный архив.
2.1.2.3.Письменное информирование или консультация при обращении источника комплектования в Комитет, государственные или муниципальные архивы осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования. Председатель Комитета, руководитель государственного или руководитель муниципального архива определяют ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение источника комплектования представляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета или его заместителем, руководителем государственного архива или руководителем муниципального архива и направляется источнику комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
2.1.2.4.При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные интернет-сайты, ответ размещается на указанных сайтах в разделе "Вопросы-ответы".
При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес источника комплектования. Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
2.1.3.Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.
2.1.4.Если информация о порядке или ходе исполнения государственной функции, полученная в государственном или муниципальном архиве, не удовлетворяет источник комплектования, то он в письменном виде может обратиться в Комитет.
В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе исполнения государственной функции источник комплектования вправе обратиться к должностному лицу - председателю Комитета, руководителю государственного или муниципального архива. В случае невозможности должностного лица принять представителя источника комплектования незамедлительно предусматривается возможность приема по предварительной записи, которая производится в тот же день.
2.1.5.Сведения о месте нахождения и графике работы Комитета и государственных архивов, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru, а также "Официальное представительство Удмуртской Республики в сети Интернет", "Архивы России" в сети Интернет.
Кроме того, на официальном сайте "Архивная служба Удмуртии" размещаются сведения о месте нахождения и графике работы муниципальных архивов, текст настоящего Регламента (полная версия), извлечения из законов и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по исполнению государственной функции.
На информационных стендах в помещениях государственных и муниципальных архивов размещается следующая информация:
- график работы соответствующего архива;
- фамилии, имена, отчества руководителей соответствующего архива и Комитета;
- номера кабинетов, где осуществляются информирование, консультации и прием документов, необходимых для исполнения государственной функции, фамилии, имена, отчества, должности ответственных сотрудников;
- номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Комитета и соответствующего архива, адрес официального сайта;
- настоящий Регламент (без приложений);
- схема (блок-схема) последовательности действий при исполнении государственной функции (приложение 4 к настоящему Регламенту).
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.
2.2.Сроки исполнения государственной функции
Максимальный срок исполнения государственной функции не должен превышать 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источника комплектования после устранения выявленных нарушений.
Время ожидания приема представителями источников комплектования при подаче документов и получении информации не должно превышать 30 минут. Продолжительность приема у ответственного сотрудника не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки документов, указанных в пункте 2.5.
2.3.Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов
2.3.1.Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является:
- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения и с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД);
- представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента;
- представление неполного комплекса документов, перечисленных в пункте 2.5 настоящего Регламента.
2.3.2.Основанием для отказа в исполнении государственной функции является составление представленных документов с нарушением требований следующих нормативных правовых актов:
- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер N 10291 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007).
2.4.Требования к местам исполнения государственной функции
2.4.1.Вход в здание, где располагается Комитет, центральный вход в здания (помещения) государственных, муниципальных архивов должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Комитета, соответствующего государственного или муниципального архива, вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданиями должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.
2.4.2.Организация приема документов в государственных и муниципальных архивах осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1 настоящего Регламента, на их рабочем месте в соответствии с графиком работы. Кабинеты ответственных сотрудников должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должности ответственного сотрудника, осуществляющего исполнение государственной функции. Сотрудник, осуществляющий прием представителей источников комплектования, обязан иметь бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
Рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
2.4.3.В помещениях должны быть оборудованы места (информационные стенды) для ознакомления с информацией, указанной в п. 2.1. Представителям источников комплектования, ожидающим приема, отводятся места, оборудованные стульями.
2.5.Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления
Для исполнения государственной функции источники комплектования представляют в соответствующий государственный или муниципальный архив с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:
- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения в 4-х экземплярах (приложения 5 - 12 к настоящему Регламенту);
- описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение, в 4-х экземплярах (приложение 5 к настоящему Регламенту);
- описи дел по личному составу (личных дел) в 3-х экземплярах (приложение 13 к настоящему Регламенту);
- справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии)), составленный в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения;
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный комплекс документов), в 2-х экземплярах (приложение 14 к настоящему Регламенту);
- выписку из протокола центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации - источника комплектования о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета, оформленную в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст.
2.6.Требования к исполнению государственной функции
либо отдельных административных процедур в рамках
исполнения государственной функции
на бесплатной основе
Комитет, государственные и муниципальные архивы осуществляют исполнение государственной функции бесплатно.
III.Административные процедуры
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрацию документов;
- подготовку рассмотрения документов на заседании ЭПМК;
- рассмотрение документов на заседании ЭПМК, принятие решения.
Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 4 к настоящему Регламенту.
3.1.Прием и регистрация документов
(приложение 4 к настоящему Регламенту)
Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, в соответствующий государственный или муниципальный архив. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.
3.1.1.Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках или журналах.
3.1.2.Прием и регистрацию документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, осуществляют ответственные сотрудники (пункт 2.1.2.1 настоящего Регламента).
3.1.3.Ответственный сотрудник в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.1.Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственный сотрудник готовит документы к утверждению в соответствии с административной процедурой "Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК".
3.1.3.2.При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1 настоящего Регламента, ответственный сотрудник информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе источника комплектования может осуществляться письменно путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного источником комплектования. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.
3.1.3.3.Если источник комплектования в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2 - 3.1.3.1 настоящего Регламента.
3.1.3.4.Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в соответствующий государственный или муниципальный архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений. Информирование о содержании выявленных нарушений по просьбе источника комплектования может осуществляться письменно путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальных сайтах в зависимости от способа доставки ответа, указанного источником комплектования. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.
3.2.Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПМК
(приложение 4-1 к настоящему Регламенту)
3.2.1.Ответственный сотрудник государственного или муниципального архива не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.5 настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (приложение 15 к настоящему Регламенту).
3.2.2.Комплекс документов, указанных в пункте 2.5 и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1 настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за подписью руководителя соответствующего государственного или муниципального архива направляется секретарю ЭПМК не позднее чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПМК для включения вопроса в повестку дня очередного заседания ЭПМК.
3.2.3.Секретарь ЭПМК, назначаемый приказом председателя Комитета из числа сотрудников Комитета, формирует повестку дня заседания ЭПМК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.5, в соответствии с Регламентом работы ЭПМК, утвержденным приказом председателя Комитета.
Экспертами (рецензентами) выступают члены ЭПМК, назначаемые приказом председателя Комитета.
3.2.4.Эксперты (рецензенты) на основе критериев экспертизы ценности документов (пункт 4.3 Правил организации хранения) проверяют представленные документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 2.3.2 настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документов. Допускается составление единого Заключения на все представленные источником комплектования документы (приложение 3 к настоящему Регламенту).
3.3.Рассмотрение документов на заседании ЭПМК,